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29/06/2015
Planejar é preciso

Planejar é preciso

O PLANEJAMENTO

Em primeiro lugar vale destacar a importância suprema que o planejamento tem na vida das pessoas e empresas. Existe uma frase que tenho como máxima, e que é bom sempre repetir em alto e bom som: “Quem não planeja, planeja seu fracasso!”. Ou seja, sem planejamento é muito difícil que consigamos alcançar nossos objetivos. E sempre que falo em planejamento, lembro uma frase da minha avó que dizia do alto de sua experiência de 74 anos: “se a cabeça não pensa o corpo paga”.

E no ambiente cada vez mais complexo em que vivemos,a ação de planejar se torna primordial. Em especial porque a linearidade, algo que nossa matemática cartesiana ainda nos impõe, está cada vez mais longe da realidade de nosso dia-a-dia. Hoje, todas as realizações são “empreendimentos multidirecionados”, que consistem em uma série de ações que devem ser dados em várias direções para que se alcance um resultado significativo.

Até mesmo algo tão simples como o preparo de um prato na cozinha (pelo menos para aqueles que têm uma receita, um pouco de conhecimento dos procedimentos culinários e que tenham desenvolvido um mínimo de aptidão), é uma tarefa multidirecionada. Sua capacidade de dominar o planejamento e a sequência das diversas tarefas é o fator chave do sucesso desta realização!

O planejamento permite transformar objetivos em um bem concebido projeto multidirecionado com etapas definidas – com começo, meio e fim -, prazos e pontos de controle estabelecidos. Felizmente trata-se de uma aptidão que você pode aprender, desenvolver e dominar com a prática.

POR QUE O PLANEJAMENTO É ESSENCIAL?

Algum tempo atrás a revista Inc. realizou um estudo envolvendo 50 empresas que estavam iniciando no mercado. Metade destas empresas havia passado vários meses desenvolvendo planos de negócios completos antes de iniciar as suas operações, enquanto a outra metade havia começado suas operações sem qualquer tipo de planejamento formalizado, limitando-se a reagir aos acontecimentos à medida que iam ocorrendo no dia-a-dia.

Dois anos depois os pesquisadores voltaram a estas empresas pra determinar seus níveis de sucesso e lucratividade. O que eles constataram foi que as empresas que haviam começado a operar com um planejamento claro por escrito, utilizando-se de ferramentas de apoio, eram extremamente mais bem-sucedidas e lucrativas que as empresas que haviam começado sem um plano. As empresas que haviam começado a operar “de qualquer jeito”, cujos empresários estavam sempre “ocupados demais” para se sentar e preparar detalhadamente o planejamento estavam quase todas afundando. Muitas já haviam falido e deixado o mercado. Exatamente como já afirmou o especialista em gerenciamento do tempo Alec Mackenzie: “Agir sem planejar é a causa de todos os fracassos”.

Outra descoberta interessante dos pesquisadores é que muitos empresários após o processo de planejamento não haviam mais consultado o plano, ou seja, uma vez concluído, o documento ficava em uma gaveta. O impressionante é que mesmo assim estas empresas tinham sucesso. Esta constatação vem ao encontro do que eu costumo dizer no desenvolvimento de diversos planejamentos, que mais importante que o resultado (o plano, o documento gerado) é o processo: a avaliação dos elementos-chave do negócio, do ambiente, das capacidades da empresa e da identificação dos objetivos.

Evidentemente, que a associação do processo de acompanhamento e avaliação é de extrema importância para a realização de ajustes e da mensuração dos resultados, pois a partir do primeiro dia após a conclusão do planejamento a situação vai mudando com tal rapidez que, sob muitos aspectos, o plano pode se tornar obsoleto. Mas o processo de planejamento vai garantir a capacidade de ajuste e adaptação.

De acordo com Brian Tracy, “cada minuto gasto no planejamento economiza dez minutos de execução. Cada minuto que você gastar planejando permitirá que economize dinheiro, tempo e energia na consecução dos resultados que almeja.” Ou seja, melhor errar no “papel” do que no mercado ou na vida…

VANTAGENS DO PLANEJAMENTO

Podemos destacar sete grandes vantagens do planejamento:

Primeira: o processo de planejamento obriga-nosa organizar o pensamento e a identificar todas as questões que precisam ser consideradas para alcançar o êxito.

Segunda: o fato de conceber passo a passo o que se precisa fazer para alcançar os objetivos permite-nos pensar as ações antes de começar, reduzindo com isso, tempo, esforço, dinheiro…

Terceira: um bom plano, devidamente discutido e avaliado, permite-nos identificar falhas e erros que, mais tarde, poderiam ser fatais. Ele permite que se faça perguntas do tipo “e se?”. Por exemplo: “E se determinada ação não se concretizar?”; “E se determinada decisão for equivocada?”; “E se…?”; “E se…?”.

Quarta: podemos identificar pontos fracos no plano e tomar as medidas necessárias para compensá-los. Não raro identifica-se uma “falha fatal” que acabaria levando ao fracasso do empreendimento. Isso só é possível quando se passa pelo processo de planejamento.

Quinta: o planejamento permite identificar pontos fortes e oportunidades potenciais que podem ser utilizados para aumentar as probabilidades de sucesso. Muitas vezes, não se tem consciência dos trunfos e das oportunidades enquanto não se passar pelo processo de planejamento.

Sexta: o planejamento permite focar o tempo, o dinheiro e concentrar todos os recursos em um no foco do objetivo. Na ausência de foco e concentração claros, a tendência é dispersar as energias e realizar muito pouco.

Sétima: o planejamento claro, inevitavelmente permitirá economizar horas, semanas e meses de confusão, erros e perda de dinheiro e energia.

Enfim, vale ressaltar mais uma vez o que diz Brian Tracy, que “o planejamento é uma disciplina e uma aptidão. E também um hábito e uma competência. Isso significa que o planejamento é uma capacidade que você pode dominar mediante repetição e prática, e é muito mais fácil do que poderia imaginar”.

Ou, parodiando um ditado popular, “planejar e coçar, é só começar…”.

Por: ÁLVARO FLORES: Engenheiro Químico e Mestre em Engenharia pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) com Pós-graduação em Marketing pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Tem quase 30 anos de atuação nas áreas de Tecnologia, Gestão, Marketing e Desenvolvimento Humano, tendo atuado em empresas do setor industrial, em instituições de ensino e entidades setoriais. Professor de graduação e pós-graduação, atuando atualmente na ULBRA – Universidade Luterana do Brasil. Autor do livro “A Revolução dos Nichos: do Big Bang à Personalização em Massa”, articulista e palestrante.
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